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IMC International Marketing And Communication S.A

IMC | Dieta Mediterranea y Salud
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Secretaría técnica

La labor desarrollada en éste ámbito incluye los siguientes aspectos:

Sede
  • Asesoramiento sobre la sede más adecuada en función del programa científico y las necesidades técnicas (número de asistentes, salas simultáneas, exposición comercial, etc.)

  • Reserva y alquiler de salas y coordinación de montaje de las mismas (salas de reunión, salas para comité organizador y ponentes, sala para secretaría técnica, sala para exposición comercial, sala para cafés y almuerzos, etc.)
Medios audiovisuales
  • Alquiler de todos los medios audiovisuales necesarios para el desarrollo del evento: ordenadores, cañones de proyección, sistemas de megafonía, equipos de traducción simultánea, proyecciones múltiples, etc.
Personal auxiliar
  • Contratación y formación específica de personal auxiliar: azafatas de congresos, técnicos de audiovisuales, intérpretes, fotógrafo, seguridad, limpieza, etc.
Restauración
  • Contratación de todos los servicios de restauración necesarios: servicios de coffe-break, almuerzos de trabajo, cenas de gala, cóctel bienvenida, etc. Asesoramiento en la elección de menús. Control de menús especiales: alérgicos, vegetarianos, incompatibilidades alimenticias, etc.
Acreditación Formación Continuada / Interés Sanitario
  • Realización de los trámites necesarios para la adjudicación de Interés sanitario y de Créditos de Formación Continuada con los estamentos oficiales correspondientes.
Inscripciones

Secretaria Tecnica 1

Gestión de inscripciones de asistentes:

  • Recepción de boletines de inscripción
  • Elaboración de base de datos y listados
  • Atención a las diversas consultas de los inscritos
  • Gestión administrativa: cobro y emisión de factura correspondiente


Ponentes y moderadores

Atención personalizada según necesidades personales:

  • Inscripción
  • Alojamiento
  • Desplazamiento
  • Pago de honorarios
  • Necesidades audiovisuales
Alojamiento-desplazamiento de inscritos

Gestión de reserva y negociación de tarifas con el hotel elegido:

  • Recepción de boletines de alojamiento
  • Reserva de habitación según necesidades
  • Gestión administrativa: cobro y emisión de factura correspondiente
  • Pago de honorarios
  • Reserva y emisión de billetes de avión y tren para los asistentes que lo requieran
Comité de Honor

Gestiones de invitación a las distintas personalidades elegidas para formar el comité de honor (Casa Real, representación del Ayuntamiento de la localidad donde se celebra el congreso, Consejería de Sanidad, etc.)

Comunicación
  • Anuncios en prensa
  • Gestión de entrevistas con miembros de la Junta Directiva y Comité Organizador
  • Organización de rueda de prensa del congreso
  • Dossier de prensa
  • Press-clipping
Materiales

Diseño y producción de todos los materiales necesarios para la buena marcha del evento:

  • Diseño de imagen representativa del evento
  • Programa: preliminar, definitivo
  • Formulario de inscripción y alojamiento
  • Póster anuncio
  • Identificadores congresistas: personalizados y con el logotipo y nombre del evento
  • Rótulos de ponentes
  • Diplomas/Certificados
  • Carteras / carpetas para congresistas
  • Señalética: carteles señalizadores en la sede del evento, faldón mesa de ponentes, enaras, etc
Gestión administrativa
  • Elaboración de presupuesto con estimado de ingresos y gastos
  • Administración de cuentas bancarias
  • Emisión de facturas y procesado de cobros
  • Recepción de facturas y pagos a proveedores del congreso
  • Comunicación regular con el Comité Organizador sobre el estado de cuentas del congreso
  • Realización de liquidación económica con balance ingresos-gastos y detalle de beneficios
Página Web del evento

Diseño, desarrollo, puesta en marcha y mantenimiento de página Web del evento, donde se recogen el programa científico y demás documentos elaborados, así como boletines de inscripción, alojamiento, desplazamiento y toda la información referente a la exposición comercial (casas comerciales, plano de exposición, normativa de montaje, etc.)

Cobertura in situ

Coordinación en el montaje y preparación de todas las salas de reunión, sala para ponentes, sala para secretaría técnica, espacio para entrega de documentación, espacio para restauración (coffee-break, almuerzos, etc.)

Coordinación en el montaje de la exposición comercial, cubriendo las necesidades de todos los expositores

Coordinación de todo el personal auxiliar del congreso: azafatas, intérpretes, personal técnico informático y audiovisual, personal de restauración, etc.

Coordinación de actos sociales paralelos a los actos científicos

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91-353 33 70
17
Oct
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